Im Gespräch mit Sophia Schade von Flowciety

Hallo Sophia, vielen Dank, dass Du Dir die Zeit für ein Interview mit uns nimmst! Bitte stelle uns zu Beginn Dich und Dein Team bei Flowciety kurz vor:

Unser Team besteht momentan aus 6 Leuten. Tim, Thomas und ich hatten die Idee für Flowciety. Tim agiert als der Leiter der Produktentwicklung, Thomas leitet die Softwareentwicklung und ich agiere als Geschäftsführerin. Der Rest des Teams besteht aus David, Augusto und Maren. Augusto arbeitet als Backend Entwickler zusammen mit Thomas am Backend unserer Software. David bildet den Kern unseres Frontend Teams, als Full Stack und Frontend Entwickler arbeitet mit Tim am Frontend. Als letztes Mitglied im Team gibt es noch Maren. Sie kümmert sich um das Digital Marketing bei Flowciety und unterstützt mich bei anfallenden Aufgaben.

Vielleicht möchtest Du uns Euer Startup, ganz zu Beginn unseres Interviews, kurz vorstellen ?

Unser Name ist Flowciety, eine Zusammenstellung aus „workflow“ und „society.“ Diese Wortzusammenstellung beschreibt auch gut was wir machen, denn unsere Softwarelösung erlaubt es Arbeitsprozes se beziehungsweise Workflows zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Mit Flowciety kann jeder sicher Prozesse mit anderen abwickeln. Unser Produkt und unsere Gesellschaft sind offen für jeden, der diese Vorteile für sich nutzen möchte.

Welches Problem wollt Ihr mit Flowciety lösen ?

Ein typisches Problem, welches wir lösen findet sich beispielsweise im Einkauf. Fast jedes Unternehmen nutzt heutzutage ein ERP-System (z.B. SAP), um Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen zu bearbeiten.
Die Herausforderung hier ist, dass Kund:innen und Lieferanten gegebenenfalls andere ERP-Systeme nutzen. Warum ist das eine Herausforderung? Die IT-Systeme der Beteiligten kommunizieren nicht miteinander und daraus resultiert folgender Workflow: Ein:e Einkäufer:in erstellt eine Bestellung im internen ERP-System, übermittelt diese per PDF-Export und schickt dem Lieferanten die Dokumente per Mail. Der Lieferant legt die Bestellung in seinem ERP-System an und erzeugt eine Bestellbestätigung, die ebenfalls als PDF-Export per Mail verschickt wird. Der/ Die Einkäufer:in vom Anfang sitzt dann also vor seinem/ihrem Computer und fängt an die Daten aus der Bestätigung mit den Daten im internen ERP-System abzugleichen. Das hört sich nicht nur zeitaufwendig an, sondern das ist es auch und aus unserer Sicht definitiv vermeidbar.

Was macht Flowciety also ?
Flowciety bildet die Brücke zwischen den Unternehmen
und ihren IT-Systemen, damit die Mitarbeiter:innen ihre Skills für relevante Aufgaben nutzen können anstatt den ganzen Tag Dokumente zu übersetzen. Durch Flowciety werden die Prozesse effizienter, sind weniger fehleranfällig und unterstützen die Menschen. Und das Beste an der Sache ist, dass es natürlich überall da funktioniert, wo Partner über Unternehmensgrenzen hinweg miteinander arbeiten und Daten
austauschen.

In den Bereichen Beschaffung und Logistik gibt es natürlich vieler solcher Prozesse, aber auch in den Branchen Versicherungen, Verlage oder Gesundheit existieren Anwendungsfälle, bei den Flowciety sinnvoll und effizienzsteigernd eingesetzt werden kann.

Wie ist die Idee zu Flowciety entstanden ?

Die Idee ist sus einer Fachdiskussion zwischen Tim und Sophia zu unsinnigen Blockchain Anwendungen (2018) entstanden. Damals hieß Flowciety noch BDR – Blockchain done right.

Wir hatten aus unseren bisherigen Berufserfahrungen mitgenommen, woran Unternehmen oftmals scheitern: Effiziente Kommunikation und automatische Verarbeitung von den kommunizierten Daten. Wir haben aber auch die Herausforderung gesehen, dass Unternehmen nicht alle auf einer zentralen Plattform miteinander arbeiten können und wollen, gerade weil sie juristisch gesehen getrennte Entitäten sind und dafür Sorge tragen müssen, die IT und Daten abzusichern.
Aus der Diskussion ist die Grundarchitektur von Flowciety enstanden.

Wie würdest Du Deiner Großmutter Flowciety erklären ?

Hier kommt mir direkt der Vergleich mit dem Faxgerät in den Sinn. In öffentlichen Ämtern werden Informationen oftmals noch über Faxgeräte geteilt. Da heutzutage aber vieles digital passiert, müssen die Informationen in den Computer nachgetragen werden. Da der/die Mitarbeiter:in diese Informationen per Hand in das System eingeben muss, stellt dies einen Bruch dar, der Zeit kostet und anfällig für Fehler ist.
In der Branche, auf die wir uns fokussieren passiert diese Arbeit auf dem Computer mit PDF-Dokumenten. Die Mitarbeiter:innen müssen die Dateien bearbeiten, Korrekturen händisch in ein Programm einpflegen und müssen gegebenenfalls Änderungen an Lieferanten oder Kund:innen mithilfe von diesen PDF-Dokumenten weitergeben. Hier ist der Bruch zwischen den einzelnen Computern, da die Systeme nicht miteinander kommunizieren können. Flowciety hilft Unternehmen diesen Bruch in der Kommunikation zu überwinden und macht es möglich diese Daten sicher und schnell zwischen verschiedenen Computersystemen zu übertragen.

Hat sich Euer Konzept seit dem Start irgendwie verändert ?

Am Anfang waren wir nicht unbedingt auf eine bestimmte Branche fokussiert.

Inzwischen sind wir uns sicher, dass wir dem Beschaffungs- und Logistik Bereich einen großen Effizienzboost geben können und spezialisieren uns momentan auf die Anwendung in dem Bereich. Trotz allem gibt es, wie zuvor erwähnt, Branchen die ähnlichen Problematiken ausgesetzt sind, wie zB. Versicherungen, Verlage oder Gesundheitsunternehmen oder allgemein Unternehmen, die sensible Daten über Unternehmensgrenzen hinweg kommunizieren müssen. An dieser Stelle sind wir froh auch mit Interessent:innen aus anderen Branchen in Kontakt zu treten und Sie zur Anwendung von Flowciety zu beraten.

Wie funktioniert Euer Geschäftsmodell ?

Flowciety gibt es für eine monatliche Lizenzgebühr, die auch jährlich oder für eine Vertragslaufzeit bezahlt werden kann.
Typischerweise bieten wir unseren Kunden einen Proof of Concept zum Festpreis an. Dieser dauert in der Regel 3 Monate, in denen wir das Basis-Setup aufsetzen. Unsere Kunden haben dann die Möglichkeit nach Ablauf der PoC-Phase Flowciety produktiv zu nutzen.

Wie genau hat sich Flowciety seit der Gründung entwickelt ?

Seit der Gründung ist viel passiert. Wir haben von verschiedenen Seiten Unterstützung bekommen, zum einen durch die Beuth Hochschule in Form des Berliner Startup Stipendiums, einer Pre-Seed-Finanzierung von unseren Investoren und Förderungen von der IBB.

Aber auch das Unternehmen an sich hat sich verändert. 2020 haben wir unseren ersten Mitarbeiter eingestellt. Heute sind es sogar noch zwei weitere und wir suchen auch zukünftig weitere tolle Kolleg:innen. Außerdem haben wir seit der Gründung viel
dazu gelernt, gerade durch Projekte mit unseren Kund:innen lernen wir viel und sehen neue Ansätze, wie wir unsere Software weiterentwickeln können. Aktuell fokussieren wir uns auf Effizienzsteigerung in den Einkaufsabteilungen in Deutschland.

Blicke bitte einmal zurück: Was ist in den vergangenen Jahren so richtig schief gegangen ?

Wenn man im B2B Geschäft anfängt, weiß man eigentlich schon, dass die SalesZyklen im B2B Geschäft sehr lang sein können. Das sagt einem jeder, das erwartet man irgendwo auch, trotz allem waren wir über die tatsächliche Zeitspanne einer Abwicklung überrascht. Auch wenn die Unternehmen die Schmerzen haben und die Möglichkeit für eine Verbesserung sehen: Die Entscheidungswege sind oft lang und verschlungen. Das kann die Transformation in Unternehmen wirklich sehr ausbremsen.

Was habt Ihr daraus gelernt ?

Wir fangen deutlich früher an die Beziehung zu unseren Kund:innen aufzubauen. Außerdem optimieren wir stets den Rollout unserer Software und ermöglichen damit kürzere Anlaufzeiten vom Kauf bis zur Nutzung. Außerdem bieten wir Standardprozesse an, um ein schnelles Ausprobieren zu ermöglichen.

Und wo habt Ihr bisher alles richtig gemacht ?
Wir haben bereits am Anfang wichtige Werte für uns und unsere Unternehmung festgelegt. Dieses Wertversprechen im Zusammenhang mit unserem Produkt kommt sehr gut bei unseren Kund:innen an, übrigens auch bei unseren Kolleg:innen.
Die vielen positiven Rückmeldungen dazu bestärken uns immer wieder in unserer Entscheidung diesen Schritt gewagt zu haben und zeigt, dass sich die harte Arbeit lohnt. Außerdem hatten wir von Anfang an ein tolles Team, dass inzwischen eben auch von neuen super Kolleg:innen erweitert wurde.

Wie ist Euer Startup finanziert ?
Unser Startup wurde von verschiedenen Förderprogrammen und durch Business Angels gefördert.

Was sind Eure Pläne und Ziele für die nächsten 12 Monate ?

Unsere Pläne sind erstmal weitere Kund:innen zu erreichen und ihnen den Arbeitsalltag durch die Lösung des PDF-Dreiecks zu erleichtern. Darüber hinaus wollen wir in 2022 unser Seed-Investment schließen und weiterwachsen. Denn der Erfolg von Flowciety hängt maßgeblich vom ganzen Team ab.

Vielen Dank für das Interview.